一、貨物情況
2023年1月11日，大順公司接到歐洲某國貨運代理伙伴的詢價郵件，問我們是否可以操作大使館的貨物。需求包括上門提貨、報關、空運至該國首都的一條龍服務，全部費用為收貨人支付。貨物信息如下：
貨物名稱：外交物品（Diplomatic Cargo）
重量：262公斤
件數：4 件
尺寸：
1/224 x 18 x 18 cm
1/180 x 138 x 86 cm
1/190 x 123 x 28 cm
1/166 x 120 x 146 cm
提貨地址：該國駐華大使館，位于北京市東城區建國門外秀水街附近
二、大順對監管方式的理解和物流方案的制定
1.指導使館工作人員去北京海關辦理《申報單》
這是特殊貨物，不同于個人物品，也不同于正常的進出口貨物，而是使領館物品。海關對此有特殊的規定，外國駐中國使館、領館，聯合國及其專門機構，以及其他與中國政府簽有協議的國際組織駐中國代表機構進出境物品，填報《外國使領館公私用物品進出境申報單》。
我們聯系了該國大使館的中方工作人員，詢問物品的具體名稱，判斷有沒有危險物品，再指導他們先去北京海關辦理《外國使領館公私用物品進出境申報單》，這是在出口口岸海關報關的必備單證。
? ? ? ? ? ? ??2.咨詢多家航空公司，預搶艙位
那時，適逢中國春節前夕， 是空運出口的小高峰期，盡管北京飛往歐洲主要城市的航班比較多，艙位還是非常緊張。直飛的航班 已經排到2月中旬了，轉飛的艙位也比較緊張。大順公司出口客服和多家航空公司反復溝通，在不確定航班日期的情況下，拿到了優惠價格。
三、確認報價，執行方案的操作
1.海外代理確認的報價和方案
我司客服把跟大使館溝通了解到的貨物情況和中歐之間的航班情況，向海外代理如實報告。2023年1月13日，海外代理看到了我們的報價和方案后，很快就回復，他們拿到了這票貨，正式委托大順公司操辦。
2.安排貨車進城提貨，加固包裝
該國大使館位于北京市二環路內，平常是禁止貨車通行的，即便大順公司持有進城的《貨車通行證》，也必須在規定的時間段才可以出入。
根據貨物的尺寸，我司安排了自帶尾板的貨車，跟大使館預訂好提貨裝貨時間，帶上裝卸工，在交通限制的時間內，快速提貨出城，拉回公司的倉庫。
在倉庫，我們檢查了貨物的外包裝，發現包裝很簡單，貨物呈扁平狀，很容易被積壓。為了避免破損，我司向海外代理強烈建議加固外包裝。客戶贊同，我司安排本公司的包裝師傅在本公司的倉庫就地加固貨物的外包裝，訂制了免熏蒸托盤，纏膜打繞子。我司把更新后的貨物尺寸和重量反饋給境外代理，發照片給客戶確認。
3.交貨制單很順利，報關環節出問題
這4件貨，大使館辦理了2個《申報單》，就需要按照2票來報關， 但是，空運訂艙時，是按照一票貨來預訂的。經過和現場海關再次確認，外交貨物是可以按照“一主多分”操作入庫報關的。因此，我們就制作2個分運單向海關申報，再合成1個主運單，交給航空公司承運。
貨物操作入庫后，安排報關，由于外交貨物的報關操作是需要非貿窗口有紙遞單的，現場報關員現場遞交文件報關時， 窗口海關官員提示，有一分單的貨物的實際重量與《申報單》上申報的重量相差較大，海關系統不能直接放行，需要更改貨物原始報關數據才可以報關。此時，已經是春節長假前第二天了，按照航空公司的要求，此票貨物必須要在節前報關放行才可以。時間非常緊急。大順公司迅速聯系北京大使館的負責人，緊急派人去北京海關，重新申報重量，在海關系統里更改貨物重量數據。
次日中午，大使館負責人告知數據已經更改好了，大順公司現場報關員第一時間現場遞單給海關窗口，海關系統比對正確無誤，貨物放行！我們可以安安心心地歡度春節啦！
四、春節期間到貨，客戶滿意又給貨
雖然春節放假了，大順公司的客服不辭辛苦，還在盯著航班動態，從起飛到降落，隨時跟進并反饋給客戶。
貨物在春節期間按時到達目的地， 全程操作客人非常滿意，對我們的專業性連連點贊。讓我們感到驚喜的是，客戶說，該國在上海領事館也有同樣的貨物，還要交給大順公司來操作！這是對我們的服務最好的嘉獎。
五、友情提示，經驗分享
使館貨物進出口報關需要在非貿窗口現場有紙遞單，上艙單要求收發貨人信息和提單上保持一致，艙單狀態是：運抵發送成功。
出口報關需要的文件有：
1.正本中華人民共和國海關外交公/自用物品進出境申報單
2.正本運單
3.正本報關委托書
4.正本大使館給報關公司的授權書
貨物的實際重量和大使館向海關提交到《申報單》上重量誤差不能超過3%。如果超過了，就需要向受理海關申請更改后，再向口岸海關申報。
